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Pia Bork
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Dokumenten-Nummer

Eine eindeutige Dokumenten-Nummer oder Dokumenten-ID ist eine große Hilfe, wenn man Dateien schnell wiederfinden will. Mit Sharepoint 2010 wird die Möglichkeit neu eingeführt, Dokumente mit einer fortlaufenden Nummer zu versehen und nach dieser Nummer zu suchen.

Die Dokumenten-ID bleibt für ein Dokument immer gleich und ist unabhängig davon, in welcher Bibliothek das Dokument gespeichert ist.

Zuerst muss aktiviert werden, dass Dokumente-ID vergeben werden. Klicken Sie auf "Websiteaktionen / Websiteeinstellungen" und dann in der Rubrik "Websitesammlungsverwaltung" auf "Websitesammlungsfeature".

Aktivieren Sie den Dokument-ID-Dienst.

Anschließend kehren Sie zur zur Websiteeinstellungen; in der Rubrik "Websitesammlungsverwaltung" finden Sie jetzt die "Dokment-ID-Einstellungen".

 

 

Ihre IDs können mit einer Zeichenkette beginnen wie z. B. dem Firmennamen. Dieser Präfix muss mindestens 4 Zeichen lang sein, maximal sind 12 erlaubt. Sie können Buchstaben und Ziffern verwenden.

Als Suchbereich wird immer "All Sites" eingestellt.

 

Ab sofort wird jedem Dokument eine Dokumenten-ID zugewiesen. Sie können die ID in einer Dokumentbibliothek in einer eigenen Spalte anzeigen.

Klicken Sie in der Dokumentbibiothek im Register "Bibliothek" auf "Ansicht ändern".

Aktivieren Sie "Dokument-ID (linked to Document)".

 

In der Bibliothek wird die Spalte mit der Dokument-ID angezeigt.

 

 

In Word lässt sich die Dokument-ID als Feld in das Dokument übernehmen.

Klicken Sie im Dokument auf "Einfügen / Schnellbausteine / Dokumenteigenschaft".

Wählen Sie dort "Wert der Dokument-ID".

Im Text wird dann die Dokument-ID als Inhaltssteuerelement eingefügt.

 

In den Dateieigenschaften innerhalb von Word können Sie die Dokumenten-ID ebenfalls sehen, wenn Sie "Alle Eigenschaften" einblenden.

Um eine Word-Vorlage so vorzubereiten, dass die Dokumenten-ID angezeigt wird, gehen Sie so vor, wie ich es für die Versionsnummer beschrieben habe.

 

Excel und Powerpoint bieten leider keine Möglichkeit an, die Dokument-ID in das Dokument zu übernehmen. Hier kann nur eine Programmierung helfen.

06.08.2012

Hintergründe

Text rechts