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Pia Bork
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Inhaltstyp für Vorlagen verwenden

  1. Vorlage als Inhaltstyp anlegen
  2. Inhaltstyp in Bibliothek verwenden
  3. Hinweis zu Vorlagen aus Office
  4. Inhaltstyp löschen

 

Dokumentbibliotheken haben standardmäßig eine Dokumentvorlage.

Wenn Sie in der Dokumentbibliothek auf "Bibliothekstools / Dokument / Neues Dokument" klicken, wird die Vorlage angezeigt, die beim Erstellen der Bibliothek als Dokumentvorlage angegeben wurde.

Hier wird eine allgemeine Wordvorlage "Neues Dokument" verwendet.

Beim Erstellen der Bibliothek können Sie nur eine allgemeine Vorlage einstellen, beispielsweise "Word Dokument" oder "Excel Kalkulationstabelle". Es ist hier nicht möglich, konkret die Briefvorlage oder eine Rechnungsvorlage zu wählen.

Nach einigen Vorarbeiten können Sie erreichen, dass mehrere spezielle Vorlagen angeboten werden.

Rechts sehen Sie eine Liste mit mehreren Word-Vorlagen.

Voraussetzungen sind:

  • Die Vorlage wurde als Inhaltstyp definiert
  • In der Bibliothek ist die Verwendung von Inhaltstypen aktiviert
  • Der Inhaltstyp der Vorlagen wird der Bibliothek zugewiesen

 

Vorlage als Inhaltstyp definieren

Zuerst erstellen Sie die Vorlage in Word, PowerPoint oder Excel wie gewohnt. Speichern Sie sie im Format DOTX oder DOTM (analog XLTX/XLTM, POTX/POTM) in einen beliebigen Ordner.

Wenn die Vorlage in vielen Bibliotheken zur Verfügung stehen soll, speichern Sie sie auf der obersten Ebene der Sharepoint-Webseiten (der Homepage). Eventuell müssen Sie sich an dieser Stelle an den Admin der Website wenden, damit er Ihnen die Vorlage an dieser Stelle abspeichert.

Im folgenden richte ich eine Wordvorlage Issuelist.dotx so ein, dass ich sie in meiner Dokumentbibliothek "Bugreports" mit "Datei / Neu" verwenden kann.

Klicken Sie auf "Websiteaktionen / Websiteeinstellungen".

Im Bereich "Galerien" klicken Sie auf "Websiteinhaltstypen".

Es werden alle bestehenden Inhaltstypen angezeigt - das sind Dokumenttypen wie Bild, Dokument oder Wiki-Seiten; Inhaltstypen für das Seitenlayout wie Artikel- oder Projektseite und andere.

 

Ein Inhaltstyp ist eine Auflistung von Einstellungen, die für eine bestimmte Kategorie von Elementen gelten soll. Charakteristik ist die Wiederverwendbarkeit - auf allen Unterseiten oder in allen Bibliotheken hat ein Inhaltstyp die gleichen Eigenschaften. Beispielsweise bringt ein Inhaltstyp "Bild" immer die Metadaten (Eigenschaften) mit für Bildgröße, Bilderstellungsdatum und Vorschau. Der Inhaltstyp "Dokument" hat standardmäßig nur die Eigenschaft für Titel; ein Bilderstellungsdatum oder die Bildgröße ist für Dokumente nicht sinnvoll.

Klicken Sie oben auf den Link "Erstellen".

 

 

  1. Name und Beschreibung
    Der Name wird unter "Neues Dokument" in der Bibliothek angezeigt; die Beschreibung wird als Quickinfo eingeblendet.
  2. Übergeordneter Inhaltstyp
    Wählen Sie am besten "Dokumentinhaltstyp" und "Dokument". Der neue Inhaltstyp erbt diese Eigenschaften.
  3. Gruppe
    Entweder legen Sie den Inhaltstyp in eine vorhandene Gruppe oder Sie erstellen jetzt eine neue. Es ist übersichtlicher, die eigenen Vorlagen in einer gesonderten Gruppe zu verwalten.

 

 

Der Klick auf "OK" bringt Sie zum Informationsbereich für diesen Websiteinhaltstyp. Jetzt können Sie die Vorlage an den Inhaltstyp binden.

Klicken Sie auf "Erweiterte Einstellungen".

 

Aktivieren Sie "Neue Dokumentvorlage hochladen" und klicken Sie auf "Durchsuchen". Suchen Sie die Vorlage auf Ihrem Laufwerk und bestätigen Sie den Upload.

 

 

Damit habe ich den Inhaltstyp "Bugreport" mit der dahinterliegenden Word-Vorlage "Issuelist.dotx" eingerichtet. Er steht jetzt zur Verwendung in allen Bibliotheken bereit.

Inhaltstyp in Bibliothek verwenden

Im nächsten Schritt wird der Inhaltstyp in der Bibliothek verwendet. Wechseln Sie Ihrer Dokumentbibliothek, für die dieser Inhaltstyp und damit diese Vorlage verwendet werden soll.

Klicken Sie auf das Register "Bibliothekstools / Bibliothek" und dort auf "Bibliothekseinstellungen".

 

 

Klicken Sie auf der anschließenden Seite unter "Allgemeine Einstellungen" auf "Erweiterte Einstellungen". Aktivieren Sie den ersten Punkt "Verwendung von Inhaltstypen zulassen: Ja". Bestätigen Sie mit OK.

Auf der Seite mit den Allgemeinen Einstellungen bleiben und bei "Inhaltstypen" klicken auf "Aus vorhandenen Websiteinhaltstypen hinzufügen".

 

Wählen Sie zuerst bei "Websiteinhaltstypen auswählen aus" die Gruppe, in die Sie die Vorlage gespeichert haben.

Es werden alle Inhaltstypen aufgelistet. Markieren Sie die Vorlage und klicken Sie auf "Hinzufügen".

 

Sie können auch mehrere Vorlagen hinzufügen.

Anschließend werden in der Bibliothek unter "Datei Neu" neben der Standardvorlage auch die weiteren Vorlagen angezeigt.

 

Hinweis zu Vorlagen aus Office

Sie können Vorlagen für Word, Excel oder Powerpoint als Inhaltstypen definieren. Sowohl "normale" Templates (DOTX, POTX, XLTX) können verwendet wie auch "Makro-enabled" (DOTM, POTM, XLTM). Die Makros werden ausgeführt (ich habe nicht wirklich jedes mögliche Makro ausprobiert, aber soweit ich es sehen kann, gibt es keine Einschränkung - Testen ist trotzdem absolut notwendig!).

Es ist auch möglich, ein CustomUI in die Vorlage einzubauen, um beispielsweise das Menüband um ein eigenes Register zu erweitern. Ich habe eine Word-Vorlage so gestaltet, dass mit der Verwendung der Vorlage ein eigenes Register in das Menüband eingebunden wird. Das hat aus Sharepoint heraus genauso funktioniert wie bei direkter Verwendung aus Word.

Inhaltstyp löschen

Inhaltstypen können nur gelöscht werden, wenn sie in keiner Bibliothek und von keinem Element mehr verwendet werden. Auch aus einer Bibliothek lässt sich der Inhaltstyp nur entfernen, wenn dort kein Dokument auf diesem Typ basiert. Wenn Sie sicher sind, dass die Dateien in der Bibliothek diesen Inhaltstyp nicht verwenden, können Sie den Inhaltstyp löschen.

Gehen Sie auf "Bibliothekseinstellungen / Inhaltstypen" und klicken Sie dort den Inhaltstyp an.

Im folgenden Fenster klicken Sie auf "Diesen Inhaltstyp löschen".

Bestätigen Sie die Abfrage, ob Sie wirklich löschen wollen, mit "Ja".

 

Falls noch Dokumente auf diesem Inhaltstyp basieren, gibt es eine Fehlermeldung und der Typ kann nicht gelöscht werden.

Falls es ohne Fehlermeldung ging, können Sie anschließend den Inhaltstyp von der Website-Galerie löschen.

Wechseln Sie zurück zur Homepage (bzw. zu der Seite, auf der Sie diesen Inhaltstyp definiert haben) und wählen Sie "Websiteaktionen / Websiteeinstellungen".

Klicken Sie unter "Galerien" auf "Websiteinhaltstypen" und klicken dort den Inhaltstyp an. Anschließend auch hier "Diesen Inhaltstyp löschen".

 

02.08.2012

 

Informationen

Infos über Sharepoint gibt es hier

Infos über Office 365 gibt es hier

 

Hinweis

Ich verwende Sharepoint aus dem Office 365-Paket