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Pia Bork
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Versionen

  1. Einstellung der Sharepoint-Bibliothek
  2. Öffnen und Speichern als Version in Word
  3. Versionsspalte anzeigen

Ab Office 2010 gibt es eine Versionierung der Office-Dateien, die hat aber nur sehr wenig mit einer "echten" Versionierung zu tun. Versionen über Sharepoint kommen den Versionen eines Dokument-Management-Systems schon nähr.

Alle Dateien, die in einer Dokument-Bibliothek gespeichert werden, können versioniert werden. Dann zeigt zum Beispiel Word unter "Datei / Versionen" einen veränderten Dialog an.

Achtung! In Sharepoint wird jede Version als vollständige Datei gespeichert. Es wird also nicht nur der neu hinzugekommene oder geänderte Text (das sogenannte Delta) gespeichert, sondern die gesamte Datei wird neu abgespeichert. Im Grunde passiert nichts anderes, als Sie es selber auch tun würden: Sie speichern die Datei "Bericht_01.docx" ab, ergänzen und ändern sie und speichern dann "Bericht_02.docx". In Sharepoint wird genauso verfahren - mit dem einzigen Unterschied, dass Sie bei 12 Versionen nicht 12 Dateien sehen, sondern eine mit 12 Versionen. Das Speichern von Versionen verbraucht also ein Vielfaches an Speichervolumen!

Einstellung der Sharepoint-Bibliothek

In der Dokument-Bibliothek muss unter "Bibliothekseinstellungen / Allgemeine Einstellung" die "Versionierungseinstellung" aktiviert werden.

 

Standardmäßig ist "Keine Versionskontrolle" aktiv. Sie haben die Wahl zwischen Haupt- und Haupt-/Nebenversionen. Im ersten Fall erzeugt jedes Speichern die nächste Versionsnummer, im zweiten werden solange Unterversionsnummern erzeugt, bis Sie eine neue Hauptversion veröffentlichen.

Empfehlenswert ist, die Versionsspalte einzublenden:

Öffnen und Speichern in Word

Bearbeiten Sie das Dokument in Word und speichern Sie es dort ganz normal mit dem Befehl "Datei / Speichern". Damit wird die nächste Nebenversion (z. B. 1.2) erstellt. Die nächste Versionsnummer wird nur vergeben, wenn es vor dem Speichern auch Änderungen im Dokument gab!

Um aus dieser Nebenversion (1.2) eine Hauptversion zu machen, schließen Sie das Dokument in Word.

 

Klicken Sie im Sharepoint auf "Hauptversion veröffentlichen"; Sie können einen Kommentar hinzufügen. Nach dem Bestätigen wird die Versions-Hauptnummer weitergezählt (aus 1.2 wird 2.0).

Über den "Versionsverlauf" sehen Sie die bisherige Bearbeitung.

Wenn Sie "Nebenversionen löschen", werden nur die Hauptversionen behalten.

In Word wird unter "Datei / Informationen" angezeigt, welche Versionen es zu diesem Dokument bereits gibt:

Sie sehen alle Versionen von 1.0 bis 2.0 mit Speicherdatum und Verfassernamen. Die aktuelle Version ist gerade geöffnet und darum ausgegraut.

 

Mit Klick auf "Versionen verwalten" gelangen Sie in das Auswahlmenü - hier können Sie die Versionen vergleichen. Es startet der Word-Dokumentenvergleich.

Versionsspalte einblenden

Es ist ratsam, eine Spalte mit der Versionsnummer in der Bibliothek anzuzeigen.

Klicken Sie in den Bibliothekstools auf das Register "Bibliothek" und dort auf "Ansicht ändern".
Haken Sie "Version" an und bestimmen Sie Position von links.
Anschließend sehen Sie in der Bibliothek die Spalte mit der Versionsnummer neben jedem Dokument.

 

03.08.2012

Informationen

Infos über Sharepoint gibt es hier

Infos über Office 365 gibt es hier

 

Hinweis

Ich verwende Sharepoint aus dem Office 365-Paket