Startseite

XING | Facebook | Google+


Pia Bork
Training, Support, Coaching für Office und Filesite


Impressum

Creative Commons License  

A B C D E F G H I/J K
L M N O P/Q R S T U-W X-Z
Blog Word Excel Outlook PowerPoint Sharepoint

 

Versionen

  1. Versionsnummer im Dokument drucken
  2. Versionsnummer in die Vorlage übernehmen

Wie Sie eine Bibliothek für Versionierung einrichten, lesen Sie hier.

Versionsnummer ausdrucken (Informationsrichtlinie)

Sie können die Versionsnummer aus Sharepoint in das Dokument übernehmen - dazu brauchen Sie eine Informationsrichtlinie, die ein Beschreibungsfeld mit der Nummer an Word übergibt.

In der Bibliothek muss zuerst vorbereitet werden, dass Word die Versionsnummer als Dokumenteigenschaft bekommt. Klicken Sie auf "Bibliothekstools / Bibliothek / Bibliothekseinstellunge", dort auf "Einstellungen für die Informationsverwaltungsrichtlinie".

Klicken Sie auf "Dokument" bzw. auf den Namen der Vorlage, für die Versionsnummer in Word eingetragen werden soll.

Anschließend auf "Richtlinie definieren", mit OK bestätigen.

  1. Im folgenden Fenster ganz unten ein Häkchen setzen bei "Bezeichnung aktivieren". Es öffnet sich darunter eine Liste.
  2. Bei "Bezeichnungsformat" tragen Sie in geschweiften Klammern ein: Version - genauso wie Sie es auf dem Screenshot sehen
  3. Die Darstellung können Sie nach Schriftart, -größe und -ausrichtung noch anpassen.

Mit OK bestätigen.

 

Anschließend geht es in Word weiter. Erstellen Sie ein neues Dokument (achten Sie darauf, dass Sie eine Vorlage zugrundelegen, der Sie gerade die Versions-Nummer als Bezeichnung mitgegeben haben). Stellen Sie den Cursor an die Stelle, an der die Versionsnummer eingefügt werden soll.

Wählen Sie "Einfügen / Schnellbausteine / Dokumenteigenschaften" und klicken Sie auf "Bezeichnung".

Wenn "Bezeichnung" hier fehlt, haben Sie die Informationsrichtlinie aus dem letzten Schritt für diese Vorlage nicht zugewiesen.

 

Es wird ein Inhaltssteuerelement eingefügt mit dem Inhalt _UIVersionString. Die gelbe Hinterlegung habe ich hinzugefügt, damit Sie das Feld besser sehen können.

 

Solange Sie an dem Dokument arbeiten, wird keine Versionsnummer angezeigt. Erst mit dem Schließen erhält das Dokument die erste Versionsnummer. Öffnen Sie das Dokument später in Word, wird korrekt die erste Versionsnummer angezeigt.

Hinweis: Die Versionsnummern lassen sich nicht mit F9 oder auf einem anderen Weg aktualisieren.

Das führt jetzt leider zu einem Verhalten, das in der Praxis untauglich ist:

  1. Ich erstelle ein Dokument in der ersten Version und habe noch gar keine Versionsnummer, solange das Dokument nicht geschlossen wurde. Im Ausdruck steht also nicht "Version 1.0", sondern der Feldname.
  2. Ich öffne das Dokument erneut und erhalte die Versionsnummer 1.0. Drucke ich das Dokument, steht dort: "Version 1.0". Aber mit dem Schließen dieser Version wird es automatisch zur Version 2.0! Wenn Sie später auf einem Ausdruck die Versionsnummer 1.0 sehen, welches Dokument müssen Sie dann öffnen - die Version 1.0 oder 2.0? Richtig, die 2.0!

Versionsnummer in die Vorlage übernehmen

Es wäre natürlich unpraktisch, wenn der Anwender in jedem Dokument erneut den Schnellbaustein für die Versionsnummer aufrufen und einfügen müsste. Praktischer ist es, wenn die Vorlage dieses Feld mitbringt. Das geht auf einem Umweg.

Erstellen Sie zuerst eine Vorläufer-Variante Ihrer Vorlage (DRAFT Bugreport.dotx). Auf der Homepage gehen Sie auf "Websiteaktionen / Websiteeinstellungen / Galerien / Websiteinhaltstypen". Klicken Sie auf "Erstellen".

Vergeben Sie den Namen (hier Bugreport) und schreiben Sie für sich in die Beschreibung, dass es erst die DRAFT-Vorlage ist!

Übergeordnet Inhaltstyp ist "Dokumentinhaltstyp" und "Dokument". Die Gruppe wählen Sie nach Bedarf aus. Bestätigen Sie mit OK.

 

Im zweiten Fenster klicken Sie auf "Erweiterte Einstellungen" und aktivieren "Neue Dokumentvorlage hochladen".

Verwenden Sie Ihre DRAFT-Vorlage.

Wechseln Sie zur Bibliothek, gehen Sie dort auf "Bibliothekstools / Bibliothekseinstellungen / Inhaltstypen" und klicken Sie auf "Aus vorh. Websiteinhaltstypen hinzufügen". Suchen Sie Ihre Vorlage und fügen Sie sie hinzu.

 

 

Sorgen Sie dafür, dass die Versionierung für die Bibliothek aktiv ist und dass der DRAFT-Variante die Informationsrichtlinie mit der Beschreibung zugewiesen ist.

Erstellen Sie jetzt ein Dokument auf Basis der Vorläufer-Vorlage und fügen Sie in Word die Dokumenteigenschaft "Beschriftung" ein.

Jetzt haben Sie ein Dokument, das so aussieht wie die Vorlage, aber mit dem Feld für die Versionsnummer.

 

Speichern Sie dieses Dokument als endgültige Variante der Vorlage ab - das muss nicht in der Sharepoint-Bibliothek sein, es reicht auf Ihrem Desktop oder in irgendeinem Ordner. Diese Vorlage beinhaltet jetzt das Feld für die Versionsnummer. Schließen Sie die Word-Vorlage.

Anschließend geben dem vorhandenen Inhaltstyp die neue Vorlage zur Grundlage. Gehen Sie zur Website (oder der Stelle, an der Sie den Inhaltstyp für die Vorlage definiert haben). Wählen Sie dort "Websiteaktionen / Websiteeinstellungen" und unter "Galerien" auf den Punkt "Websiteinhaltstypen". Klicken Sie auf den Namen der Vorlage und dann auf "Erweiterte Einstellungen".

Aktivieren Sie "Neue Dokumentvorlage hochladen" und geben Sie die endgültige Vorlage an, in die das Feld für die Versionsnummer eingefügt wurde.

 

Sie sehen jetzt zum einen im ersten Feld die ursprüngliche Vorlage (DRAFT) und darunter die gerade neue gewählte. Bestätigen Sie mit OK Ihre neue Auswahl.

Klicken Sie anschließend auf "Name, Beschreibung und Gruppe" und ändern Sie Ihre Beschreibung.

Leider müssen Sie den Beschreibungstext auch noch in der Bibliothek ändern: Bibliothekseinstellungen / Inhaltstyp anklicken / Name und Beschreibung.

 

03.08.2012

Informationen

Infos über Sharepoint gibt es hier

Infos über Office 365 gibt es hier

 

Hinweis

Ich verwende Sharepoint aus dem Office 365-Paket