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Pia Bork
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Tipps und Tricks rund um Outlook

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Freigabe von Kalender, Kontakten oder Aufgaben - Stellvertretung

Die einfachste Art, anderen einen Zugriff auf Ihren Kalender, Ihre Aufgaben oder Ihre Kontakte zu geben, ist die Stellvertretung. Den Posteingang können Sie besser über die Freigabe zur Verfügung stellen. Alternativ können Sie auch diese Module freigeben.

Voraussetzung ist, dass Sie über Exchange verfügen - Outlook alleine bietet diese Funktion nicht.

Sie finden die Stellvertreter-Rechte unter “Datei / Informationen / Kontoeinstellungen / Zugriffsrechte für Stellvertretung”. Klicken Sie auf “Hinzufügen” und wählen Sie aus dem Adressbuch denjenigen aus, der Ihr Stellvertreter werden soll. Sie können mehrere Stellvertreter mit verschiedenen Rechten bestimmen.

Sobald Sie einen  Namen hinzugefügt haben, erscheinen die Berechtigungen.

Es gibt für alle Module vier Stufen:

  • Keine: der Ordner ist nicht sichtbar
  • Prüfer: ein reines Leserecht
  • Autor: Lesen und erstellen neuer Elemente
  • Bearbeiter: Lesen, erstellen, verändern und löschen von Elementen

 

Die Freigabe des Kalenders kann verbunden werden mit der Option "Erhält Kopien der an mich gesendeten Besprechungsnachrichten". Ich rate davon ab, denn die Kopien können für den Stellvertreter sehr lästig werden.

Es ist auch möglich, hier die Freigabe für alle privaten Elemente zu geben - damit kann der Stellvertreter sowohl private Mails als auch alle privat gekennzeichneten Termine oder Kontakte einsehen.

21.11.2012

Zusammenfassung senden

Um Ihrem Stellvertreter mitzuteilen, dass er jetzt Rechte hat, aktivieren Sie im Dialog "Stellvertretung" unten "Automatisch Zusammenfassung ... senden". Die Mail wird automatisch erzeugt.

Fehler beim Löschen in freigegeben Ordnern

Das Element konnte nicht gelöscht werden