Tipps und Tricks rund um Outlook

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Pia Bork
Training, Support, Coaching für Office und Filesite

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Signaturen - Speicherort, Signaturwechsel löscht Text

Zu den Signaturen habe ich die Speicherorte nachgetragen und erklärt, warum beim Wechsel der Signatur machmal der gesamte Mailtext gelöscht wird.

16.11.2016

Spalte für Kategorien ohne Farbanzeige

Ob in Outlook 2013 in der Kategorien-Spalte die Farbe gezeigt wird oder nicht, hängt von der Position der Spalte ab. Wie sich das auswirkt, lesen Sie hier.

19.01.2016

Fußzeile nach Umstieg von 2007 auf 2013

Die Feldnamen wurden in 2013 auf Englisch geändert, in 2007 war das noch Deutsch: [Seite] und [Benutzername]. In 2013 wird dann der Feldname und nicht Seitennummer oder der tatsächliche Name gedruckt. Lesen Sie hier, was Sie tun müssen.

18.01.2016

Kontakt im Element anzeigen

Zuständige Kontakte im Termin oder Aufgabe anzeigen - das ging bis Office 2003 automatisch, in 2007/2010 mit einem Klick in den Optionen. Ab Office 2010 hat Microsoft sehr selbstherrlich beschlossen, dass wir dieses Feature ja eh nicht benutzen und es darum entfallen kann. Ah ja? ICH hab es benutzt und ich kenne verdammt viele, die das auch verwendet haben. Egal, es gibt einen Trick und den beschreibe ich hier, um es auch in 2013/2016 wieder zu aktivieren.

08.10.2015

Überflüssiger Leerschritt bei Anrede mit Titel

Wenn im Feld "Anrede" neben der Anrede auch ein Titel verwaltet wird, kommt es zu einer Fehldarstellung: es wird ein überflüssiger Leerschritt vor einem Bindestrich eingefügt wie zum Beispiel bei Dipl.-Ing. Lesen Sie hier, wie man dagegen umgeht.

01.07.2014

Fehler beim Löschen in freigegebenen Ordnern

Trotz ausreichner Rechte im Kalender gibt es beim Löschen von Elementen die Fehlermeldung “Das Element konnte nicht gelöscht werden. Es wurde entweder verschoben oder bereits gelöscht, oder der Zugriff wurde verweigert.” Lesen Sie hier, woran das liegt und was man dagegen tun kann.

11.03.2014

Feiertage und Ferientermine ergänzen

Feiertage werden durch die Datei Outlook.hol bestimmt, die Datei kann bearbeitet und ergänzt werden. Außerdem können Sie eigene HOL-Dateien z. B. für Geburtstage oder Geschäftstermine anlegen. Ferien sind besser in ICS-Kalender aufgehoben.

13.02.2014

Alle Feiertage als "Beschäftigt" anzeigen

Feiertage sind standardmäßig "frei", weil es ganztägige Termine sind. Das ist im Kalender leider schlecht zu erkennen. Mit einem Trick können Sie alle Feiertage als "Abwesend" oder "Beschäftigt" anzeigen lassen. Wie das geht, lesen Sie hier.

12.02.2014

Änderungsdatum für Kontakte anzeigen

Wann wurde ein Kontakt zuletzt geändert? Ist er aktuell oder uralt? Sie können ein Feld "Geändert" in eine Listenansicht einfügen. Wie das geht, lesen Sie hier.

28.10.2013

 

Gruppenkalender übersichtlich mit Filtern

Gruppenkalender für mehrere Bereiche werden sehr schnell unübersichtlich. Mit Filtern und Ansichten können Sie für Übersicht sorgen. Das wird hier beschrieben.

21.03.2013

Als Unterhaltung anzeigen

Mails lassen sich als sogenannter "Thread" anzeigen - Frage und Antwort werden untereinander dargestellt. Wie das funktioniert und warum manchmal der Befehl "Nachrichten aus anderen Ordnern anzeigen" verfügbar ist und manchmal nicht, lesen Sie hier.

09.03.2013

Benachrichtigung mit Briefumschlag

Im Infobereich der Taskleiste wird beim Ankommen einer Mail ein Briefumschlag gezeigt und bleibt normalerweise so lange dort sichtbar, bis die Mail geöffnet wird. Hin und wieder bleibt aber der Umschlag nur für 30 Sekunden sichtbar und verschwindet dann wieder. Ich habe hier beschrieben, welche Einstellungen es gibt.

20.02.2013

Adressbuch-Reihenfolge ändern

In einer Firma wird Ihnen beim Klick auf "An" zuerst die Globale Adressliste der Firma angezeigt. Lesen Sie hier, wie Sie Ihren Kontaktordner an den Anfang stellen.

17.12.2012

Besprechungsanfrage nicht löschen nach Antwort

Sobald Sie eine Besprechungsanfrage beantwortet haben, verschwindet sie aus dem Posteingang. Das ist lästig, wenn man nicht wirklich hingeguckt hat, wann dieser Termin sein soll. Sie können das deaktivieren. Wie das geht, lesen Sie hier.

17.12.2012

Nachname wird nicht in Vorschlagsliste gefunden

Beim Tippen eines Namens in das "An"-Feld werden einige Kontakte nur mit dem Vornamen gefunden. Das ist bei Geschäftskontakten lästig ... wer weiß schon alle Vornamen? Sie können das bereinigen, wenn Sie den Kontakt in den Suggested Contacts nacharbeiten. Lesen Sie hier, wie das geht.

06.12.2012

Posteingang freigeben

In einer Firmenumgebung mit Exchange im Hintergrund können Sie Ihren Posteingang für andere freigeben bzw. sich einen freigegebenen Posteingang dauerhaft als zusätzlichen Ordner anzeigen lassen. Andere Ordner wie Kalender, Kontakte oder Aufgaben können Sie entweder über die Stellvertretung oder über die Ordnerfreigabe anderen zur Verfügung stellen. Der Vertreter kann die Ordner anschließend einbinden.

21.11.2012

Aufgabenleiste und Lesebereich anpassen

Im Posteingang sehen Sie rechts die Aufgabenleiste - passen Sie sich an, was Sie dort sehen. Es gibt zwei Einstellungen: die generellen Ansichtseinstellungen und die weiterführenden Filtermöglichkeiten.

Auch für den Lesebereich gibt es wichtige Einstellungen.

Kennen Sie schon meinen Blog?

Ich versuche, täglich einen kurzen Beitrag zu verfassen - über Office 2010 und manchmal auch über anderes. Die Blogeinträge ergänzen die Website oder greifen ein paar Themen aus einer übergreifenden Sicht auf. Ich habe beispielsweise das Thema "Suchen und Ersetzen" über Word, Excel und PowerPoint dargestellt oder die Schnellbausteine in Word und Outlook dargestellt.

28.08.2012

Kalendergruppen und Planeransicht

Mehrere Kalender lassen sich zu Gruppen zusammenfassen - das ist praktisch, wenn Sie häufig die Termine eines Teams überblicken müssen. Lesen Sie hier, wie das geht. Für viele Kalender ist die Planeransicht am besten, sie ist übersichtlicher als die nebeneinander liegenden Kalender. Lesen Sie hier, wie man damit umgeht.

21.08.2012

Signaturen

Sie können beliebig viele Signaturen anlegen und eine davon zur Standardsignatur machen. In der Mail können Sie mit einem Mausklick schnell zwischen den verschiedenen Signaturen wechseln. Wie das geht, lesen Sie hier.

03.08.2012

Offline arbeiten - Auswahl beim Starten

Für ein Exchange-Konto können Sie sich einstellen, ob beim Starten automatisch eine Verbindung erstellt wird oder ob Sie zwischen Offline und Online wählen können. Für mich ist das praktisch, denn ich bin viel unterwegs und brauche Outlook häufig auch ohne Internet-Verbindung. Wie das geht, lesen Sie hier.

06.07.2012

Aufgabenleiste - Filtern

In der Aufgabenleiste, die im Posteingang oder im Kalender auf der rechten Seite angezeigt wird, erscheinen häufig viel zu viele Aufgaben. Das macht alles unübersichtlich. Filtern Sie die Liste so, dass Sie nur das sehen, was für Sie auch relevant ist. Wie das geht, lesen Sie hier.

21.06.2012

Kalender - wie gut kennen Sie sich aus?

Sind Sie fit in Sachen Termine und Kalender? Dann testen Sie sich doch einmal in diesem Quiz!

Es öffnet sich eine neue Internetseite mit mehreren Quizfragen. Nach jeder Frage geht es automatisch zur nächsten Frage weiter. Am Ende sehen Sie Ihre Punkte und können das Fenster dann schließen.

Ein neuer Beitrag findet sich hier zum Thema "Mehrere Monate auf einer A4-Seite drucken".

13.06.2012

Besprechungsanfragen - Änderungen

Bei den meisten Änderungen an einer Besprechungsanfragen müssen Aktualisierungen versandt werden: Nur Betreff und Text der Einladung können Sie als Organisator nachträglich ändern oder ergänzen, ohne alle Eingeladenen mit Aktualisierungen zu bombadieren. Änderungen an Datum, Uhrzeit oder Ort produzieren aber immer sofort eine Änderungsmitteilung. Genauer steht es hier.

10.06.2012

E-Mail-Informationen über den Empfänger

Innerhalb Ihrer Organisation können Sie noch vor dem Senden sehen, ob der Empfänger gerade in Terminen steckt oder ob er sogar eine Abwesenheitsnotiz eingeschaltet hat. Dazu dienen die E-Mail-Optionen. Wie Sie damit umgehen und was Sie dort sehen, lesen Sie hier.

09.06.2012

Schriftart für Mails

Wenn Ihnen die Schriftart Calibri nicht gefällt oder Ihre Firmen-Vorgaben eine andere Schriftart für Mails verlangen, können Sie die Schrift verändern. Das gilt für Mails im Format HTML und Rich-Text, Mails im Nur-Text-Format werden beim Empfänger immer mit den dort gültigen Einstellungen gezeigt. Wie das geht, steht hier.

09.06.2012

Schnellbausteine

Bausteine waren bislang eine Domäne von Word, aber Outlook 2010 beherrscht auch Schnellbausteine. Sie können sich Texte, die Sie oft brauchen, abspeichern und jederzeit wieder verwenden. Das gilt für Mails genauso wie für Aufgaben oder Termine. Lesen Sie hier, wie das geht.

02.06.2012

Quicksteps

Quicksteps sind eine Mischung aus Regeln, Vorlagen und einer Art "Makro" - automatisch ablaufende Aktionen, die aber nicht wie eine Regel von alleine loslegen, sondern vom Anwender gestartet werden müssen. Sie sind praktisch, wenn Sie immer die gleichen Texte an die gleichen Adressaten versenden oder immer wieder gleiche Antworten verfassen.

Ich habe vorerst drei Beispiele beschrieben - lesen Sie hier, wie das geht.

01.05.2012

Suche in Outlook

Einfache Suche, Suchtools, Suchordner, erweiterte Suche - würden Sie mit diesen Hilfsmittel alle Besprechungsanfragen finden, zu denen Sie nur "mit Vorbehalt" zugesagt haben? Oder können Sie alle Mails heraussuchen, die Sie von Absender A nach dem 01.04.2012 bekommen haben? Wenn Sie hier lesen, können Sie es anschließend!

09.04.2012

Senden im Auftrag

Ein Exchange-Feature: Mit dem Stellvertreterrecht "Posteingang: Prüfer (Nur lesen)" ist das Recht verbunden, Mails im Auftrag zu senden. Der Empfänger sieht dann zwei Namen: "Mein Name" im Auftrag von "Name des Auftraggebers". Wie Sie das einrichten und verwenden lesen Sie hier.

08.04.2012

Weiterleiten von Mails

Warum steht eigentlich manchmal "FW" und manchmal "WG" vor dem Betreff einer weitergeleiteten Mail? Das hängt mit den Internationalen Optionen zusammen, die sich in Outlook einstellen lassen - Sie finden das unter "Datei / Optionen / Erweitert / Internationale Einstellungen". FW ist englisch für Forward, WG ist die deutsche Abkürzung für "Weiterleitung". Das und noch ein bisschen mehr zu Weiterleitungen lesen Sie hier.

07.04.2012