Tipps und Tricks rund um Outlook

 

Anrede und Titel

In den Outlook-Kontakten pflegt eine Firma Anrede und Titel komplett im Feld "Anrede". Ich möchte an dieser Stelle nicht diskutieren, ob das korrekt ist und ob es andere Möglichkeiten gibt - hier geht es darum, dass dieses Vorgehen ein Problem hervorrufen kann und wie man damit umgeht.

Mit Klick auf "Name" öffnet sich der Dialog "Namen überprüfen". Im Feld "Anrede" wird die Anrede Herr oder Frau eingetragen, gefolgt vom Titel.
Nach Klick auf OK wird der gesamte Name angezeigt: Anrede mit Tiel, Vorname und Nachname.
In der Vergrößerung ist zu erkennen, dass Outlook vor dem Bindestrich einen Leerschritt eingebaut hat.

Und jetzt geht das "Drama" los: der Anwender löscht den Leerschritt in der Kontaktordner im Feld "Name". Klickt man erneut auf "Name ...", um den Dialog "Name überprüfen" anzuzeigen, ist der Leerschritt jetzt dort vorhanden. Das kann man mehrfach hin und her wenden, immer ist an einer Stelle ein Leerschritt.

Ich habe in einer Tabellen-Ansicht die Spalten "Anrede" und "Name" hinzugefügt.

Hier ist der Unterschied ebenfalls zu sehen: Entweder ist das Feld "Anrede" korrekt oder das Feld "Name". Löscht man in der Spalte "Name" den Leerschritt, erscheint im Feld "Anrede" und umgekehrt.

Das zieht sich bis in die Seriendruckfelder durch. Das Feld "Anrede" ohne und das Feld "Name" mit Leerschritt vor dem Bindestrich.

Es ist nicht möglich, beide Felder korrekt zu bekommen. Sie müssen sich also entscheiden, welche der Felder Sie verwenden wollen für Anzeige und Seriendruck und das muss korrekt sein. Entweder sorgen Sie dafür, dass der Leerschritt im Anrede-Feld fehlt und verwenden dann konsequent nur das Feld "Anrede". Oder Sie löschen den Leerschritt im Gesamtfeld "Name" und benutzen dieses Feld.

Es ist natürlich sinnvoll, irgendein anderes Feld für den Titel zu verwenden und die Anrede vom Titel zu trennen. Outlook bietet kein eigenes Feld für die verschiedenen Titel an. Sie müssen also irgendein anderes Feld vergewaltigen.

01.07.2014