Tipps und Tricks rund um Word

 

Seriendruck - Formate übernehmen

In einer Excel-Tabelle sind Zahlen formatiert und sollen so auch in Word in einem Serienbrief erscheinen. Leider funktioniert das nicht so ohne weiteres. Ein Datum aus Excel in der Form "27.01.2012" wird zu "01/27/2012", aus "100,00 €" wird "100". Uhrzeiten werden als "1:30:00 PM" angezeigt.

Mit der Verbindung "OLE DB Datenbankdateien" werden Zahlen oder Datumsangaben ohne Formate übergeben. Es gibt jetzt zwei Möglichkeiten:

• Excel im Format XLS speichern und über DDE ansteuerun
• die Felder in Word nachformatieren

DDE wird nicht standardmäßig angeboten, Sie müssen das erst aktivieren:

• Datei / Optionen / Erweitert
• Ganz unten bei "Allgemein" aktivieren: Dateiformatkonvertierung beim Öffnen bestätigen

Anschließend starten Sie den Seriendruck und öffnen als Seriendruckquelle die Excel-Tabelle.

Aktivieren Sie im Dialog "Datenquelle bestätigen" unten die Option "Alle anzeigen". Wählen Sie anschließend "MS Excel Arbeitsblätter über DDE".

 

Damit weichen Sie auf den alten Weg aus, der auch Nachteile hat: Sie können keine Dateien im Format XLSX verwenden, Sie können nur auf das erste Tabellenblatt zugriefen und die Verbindung ist langsamer.

Wenn Sie bei "OLE DB" bleiben möchten, müssen Sie die Seriendruckfelder in Word formatieren. Klicken Sie das Seriendruckfeld mit der rechten Maustaste an und wählen Sie "Feldfunktion ein/aus". Sie sehen jetzt die Klartextdarstellung des Feldes. Fügen Sie einen Zahlenschalter hinzu:

• \# Zahlenschalter
• \@ Datumsschalter und Zeitschalter

Die Zahlen- und Datumsbilder werden in Anführungszeichen gesetzt.

Um eine Zahl mit Tausenderpunkt, Nachkommastellen und Euro-Zeichen zu erhalten, brauchen Sie den Schalter \# "#.##0,00 €"
Ein Datum wird mit dem Schalter \@ formatiert. Achten Sie darauf, dass die Datumsbilder in englischen Abkürzungen geschrieben wird!
Uhrzeiten werden auch mit dem Schalter \@ geschrieben.
Bindestriche oder andere Zeichen zur Trennung von Zahlen müssen in "halbe" Anführungszeichen gesetzt werden.

Die Schalter für Datum und Uhrzeit sind:

d oder dd	ein oder zwei Stellen für den Tag: 1 oder 01
ddd oder dddd	Tagesname abgekürzt (Mo) oder ausgeschrieben (Montag)
M oder MM	ein oder zwei Stellen für den Monat: 1 oder 01
MMM oder MMMM	Monatsnamen abgekürzt (Jan) oder ausgeschrieben (Januar)
yy oder yyyy	Jahreszahl mit zwei oder vier Stellen (14 oder 2014)
h oder hh	ein oder zwei Stellen für die Stunde: 9 oder 09 (12-Stunden-Format)
H oder HH	ein oder zwei Stellen für die Stunde: 9 oder 21 (24-Stunden-Format)
m oder mm	ein oder zwei Stellen für die Minute: 5 oder 05
s oder ss	ein oder zwei Stellen für die Sekunde: 5 oder 05

Ein komplettes Datu mit Uhrzeit für den 10. März 2014, 15:45 Uhr würde so aussehen:

{MERGEFIELD Termin \@ "dd. MMMM YYYY', um' HH:mm 'Uhr'"}

Weitere Texte (wie "um" oder "Uhr") werden in einfache Anführungszeichen eingefasst.

Schreibweise von Text können Sie mit dem Schalter \* formatieren:

\* caps	erste Buchstabe aller Worte groß
\* firstcap	erste Buchstabe des ersten Wortes groß
\* upper	alle Buchstaben groß
\* lower	alle Buchstaben klein

 

04.06.2012, geändert 17.02.2014