Tipps und Tricks rund um Outlook

 

Outlook-Wissen

In allen anderen Office-Programmen ist es sehr umstritten, was zum absolut notwendigen Grundlagenwissen gehört. In Outlook ist das Basiswissen einfacher zu bestimmen.

Diese Liste ist auf Sekretariate zugeschnitten - darum gehören viele Teamfunktionen dazu. Sie ist aus meiner Praixs entstanden - das sind Erfahrungswerte, die im Einzelfall natürlich abweichen können. Ich habe zwei Kategorien unterschieden: Basis und Fortgeschritten.

Basiswissen

Thema		Bemerkung
Mail	Mail schreiben, beantworten, weiterleiten, Dokumente anhängen als Datei/Link, Anhänge speichern/drucken, Signaturen einrichten und anwenden, BCC,	Ohne dieses Wissen geht es gar nicht: dieses Wissen ist die absolute Basis
Kalender	Tages/Wochen/Monatsansicht, mehrere Tage anzeigen, Termine eintragen, kopieren, verschieben und löschen; ganztägiges Ereignis erstellen als frei/gebucht, Besprechungsanfragen beantworten, erstellen, Teamkalender-Ansichten, öffentliche Kalender anzeigen; Terminserien, privater Termin
Kontakte	Adressen erfassen, Detailfenster für Name und Adresse ausfüllen, Telefonnummern mit Ländervorwahl, mehrere Telefonnummer und Mail-Anschriften, Speichern-unter-Name verwenden, Infos in Notizenfeld eintragen
Aufgaben	Aufgaben erstellen, Erinnerungen an Aufgaben, Anzeige im Kalender/Posteingang, Aufgaben erledigen
Notizen	erfassen
Suche	Suche nach Mails, Suche nach Absender/Empfänger, mit/ohne Anhang, suche im aktuellen Ordner/gesamten Postfach
Erinnerung	Erinnerung an Mails, Kontakte, Aufgaben, Termine einrichten, erledigt-Kennzeichen	Das sollte man können, es sind wichtige Grundlagen
Abwesen-heit	Abwesenheitsnotiz erstellen, Abwesend von-bis, Notiz innerhalb/außerhalb der Firma
Organisation	Mail in Kalender oder Aufgabe kopieren/verschieben; Farbkategorien verwenden, zuweisen, Ordner anlegen, Postfachgröße beobachten
Outlook Optionen	Einstellungen für Mail und Kalender

 

Fortgeschritten

Thema		Bemerkung
Mail	Vertraulichkeit, Nachricht erneut senden, Nachricht zurückrufen, Entwurf speichern und wiederverwenden, Mailformate Antwort senden an, Senden im Auftrag, Ablaufdatum, zeitverzögert senden, Standardformate (Briefpapier), Zustell/Lesebestätigung anfordern, zurücksenden/verweigern, Abstimmungsschaltflächen verwenden/beantworten/auswerten	Dieses Wissen könnte man als "Basis" für Fortgeschrittene bezeichnen.
Kalender	Besprechungsanfrage freie Termine suchen, ändern, aktualisieren, löschen und absagen,andere Zeiten vorschlagen zweite Zeitzone anzeigen
Kontakte	Bild zuweisen, Visitenkartenansicht gestalten, privater Kontakt, Postanschrift, Verteilerliste (Kontaktgruppe), Mail an mehrere Kontakte, neuer Kontakt in dieser Firma, Export als Tabelle, Seriendruck mit Word, weitere Kontaktordner anlegen
Aufgaben	Beginnt am / Fällig am, Prioritäten, Serienaufgaben, Aufgaben weiterleiten, zuweisen, annehmen, ablehnen, Statusbericht senden, Status überwachen
Suche	Suchordner verwenden, Suchordner anlegen	Wissen, das man von Fall zu Fall gut brauchen kann
Erinnerung	Erinnerungsfenster anzeigen, To-Do-Liste, Anzeige im Kalender, Sortieren/Filtern nach Erinnerung, Suchordner für Mails mit Erinnerung
Abwesen-heit	Regeln
Anzeige	Anzeigentypen verwenden, sortieren, Mails nach Unterhaltung anordnen; Spalten hinzufügen, verschieben, löschen; Eigene Ansichten erstellen, Formate für Spalten (Datum kurz/lang)
Organisation	Suche nach Kategorien, große Elemente suchen, löschen, Archiv-Postfach einrichten und nutzen
Freigabe	Kalender/Kontakte freigeben, Rechte vergeben, freigegebenen Ordner anzeigen, Postfach/Posteingang freigeben, freigegebenen Posteingang öffnen, Senden im Auftrag erlauben, im Auftrag senden
Outlook Optionen	Feiertage einfügen, Sucheinstellungen, AutoArchivierung, Mailkopf Englisch

30.11.2014