Tipps und Tricks rund um Excel
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Excel-Wissen
Es ist schon sehr umstritten, welches Wissen in Word zur absoluten Basis gehört. In Excel ist es noch sehr viel schwieriger. Ich kenne viele Büros, in denen Excel kaum verwendet wird. Wenn Excel verwendet wird, reicht die Palette von reinen Textlisten bis Pivottabellen.
Diese Liste ist auf Sekretariate zugeschnitten - also weder für Controller noch für Ingenieure. Sie ist aus meiner Praixs entstanden - das sind Erfahrungswerte, die im Einzelfall natürlich abweichen können. Ich habe drei Kategorien unterschieden: Basis, Standardwissen und Fortgeschritten. In jeder Kategorie gibt es ein "Muss", ein "Sollte" und ein "Optional".
Achtung! Ich spreche immer von Kenntnissen, die man im Büro braucht - Fortgeschritten bezieht sich nur und ausschließlich auf Bürowissen. Darum gibt es hier kein VBA, kein PowerPivot, kein BI.
Basiswissen
| Thema | Bemerkung | |
|---|---|---|
Erfassen / Korrigieren |
Text, Datum und Zahl eintragen, vorhandenen Eintrag korrigieren, Eintrag löschen, Unterschied Eingeben - Bearbeiten, Bestätigen (Enter, TAB, Cursortasten, Häkchen, STRG+Enter), Stornieren | Ohne dieses Wissen geht es gar nicht: dieses Wissen ist die absolute Basis für Officeanwender |
Formatieren |
Schriftartformate, Ausrichtungen links/zentriert/rechts, verbinden, oben/unten, Spaltenbreite/Zeilenhöhe, optimale Breite/Höhe, Zahlenformat, Währung €, Nachkommastellen, Tausenderpunkt | |
Kopieren / Einfügen |
Einfügevarianten (Symbol, Tastenkürzel), Umgang mit Einfügeoptionen | |
Ansicht |
Zoom, Seitenlayout, Normal, Umbruchvorschau, Überschrift am Bildschirm fixieren | |
Speichern Öffnen |
Dateiformat ändern, als PDF speichern, Standardspeicherort definieren, Zuletzt verwendet | |
Spalten / Zeilen |
Spalten/Zeilen einfügen (einzeln, mehrere), Spalten/Zeilen löschen, Inhalte/Formate löschen | |
Grundrechnen |
Plus, Minus, Dividiert, Multipliziert | |
Drucken |
Blatt/Arbeitsmappe drucken, Skalieren, Überschrift im Ausdruck wiederholen | |
Sortieren |
Zeilen nach Spalte sortieren | Das sollte man können, es ist wichtiges Grundlagen-wissen |
Formatierte Tabelle |
Formatierte Tabelle, Rahmen, Füllfarbe, Überschrift fixieren | |
Ausfüllen |
Zahlen/Texte/Datum ausfüllen in alle Richtungen, Formel ausfüllen, Optionen beim Ausfüllen verwenden | |
Bezüge |
relativer Bezug, absoluter Bezug | |
Funktionen |
SUMME, SUMME mit Mehrfachmarkierung | |
Tabellen- blätter |
Blätter benennen, neues Blatt erstellen, Blatt löschen | Das ist kein überlebens-wichtiges Wissen, aber nur mit diesem Wissen lassen sich korrekte Excel-Arbeitsmappen erstellen. |
Daten auswerten |
Autofilter einrichten, Filtern nach einer oder mehreren Spalten, Filtern nach Farbe; Spalten ein/ausblenden, Spalten gliedern; Formeln/Ergebnis anzeigen | |
Bedingte Formate |
Vorgegebene Regeln anwenden, Duplikate markieren | |
Diagramme |
Diagramm einfügen (Säulen, Kreis, Linien) | |
Excel Optionen |
Menüband ein- und ausblenden, Schnellzugriffsleiste anpassen, Schriftart und -grad, Standardspeicherort |
Standardwissen
| Thema | Bemerkung | |
|---|---|---|
Erfassen / Korrigieren |
In mehrere Zellen gleichzeitig eintragen, Einträge mit = beginnen, Eingabe bestätigen ohne Sprung | Das ist Standardwissen, ab hier ist man ein guter Excel-Anwender. |
Formatieren |
Zeilenumbruch, Prozent, Buchhaltungsformat, Währungszeichen, Datumsformat kurz/ausführlich, Uhrzeitformate, PLZ, Einzug vergrößern/verkleinern | |
Kopieren / Einfügen |
Als Wert einfügen, zwischen vorhandene Zellen einfügen, kopieren/einfügen zwischen Excel-Word-PowerPoint | |
Ansicht |
ein/ausblenden Gitternetzlinien, Bearbeitungsleiste; Fenster fixieren | |
Spalten / Zeilen |
Spalten/Zeilen einfügen und zwischen vorhandenen einfügen, Formate übernehmen | |
Grundrechnen |
Prozent (Skonto, Mehrwertsteuer, Vergleich) | |
Drucken |
Gitternetzlinien drucken, Spalten-/Zeilenköpfe drucken, Druckbereich, Ausdruck zu vieler Seiten verhindern, Konzeptdruck, Reihenfolge der Seite | |
Sortieren |
benutzerdefiniert, mehrere Ebenen einstellen, Überschrift festlegen | |
Formatierte Tabelle |
Überschrift/Ergebniszeilen, erste/letzte Spalte, verbundene Zellen/Spalten, Kopf-/Fußzeilen mit Seitennummern, Dateiname etc. | |
Ausfüllen |
Datenreihe Zahl/Datum | |
Bezüge |
gemischte Bezüge | Das müssen Sie beherrschen, wenn Sie Excel routiniert und gut verwenden wollen |
Funktionen |
ANZAHL/ANZAHL2, RUNDEN, MITTELWERT, ZÄHLENWENN, SUMMEWENN, WENN, WENNFEHLER | |
Tabellen- blätter |
Blatt verschieben/kopieren in der gleichen Arbeitsmappe, in andere Mappe, Registerfarbe | |
Daten auswerten |
Filtern nach Datum (Quartal), Teilergebnisse mit der Ergebniszeile; Spalten aufteilen (PLZ Ort, Name Vorname); Spur zum Vorgänger/Nachfolger | |
Bedingte Formate |
Eigene Regeln erstellen mit vorgegebenen Regeltypen, Duplikate entfernen | |
Diagramme |
Achsenbeschriftungen hinzufügen, Layouts anwenden, Sparklines, Zeilen/Spalten umkehren, Datenreihen ausschließen, Datenbeschriftung hinzufügen, Achsen formatieren, dynamische Diagramme mit formatierten Tabellen, Platzieren als eigenes Blatt | |
Verknüpfung |
Übertrag einer Summe von einem Blatt auf ein anderes | |
Rechnen Datum |
Addieren von x Tagen zu einem Datum, Kalenderwoche ermitteln, Arbeitsstunden berechnen | |
Schutz |
Blatt/Arbeitsmappe schützen, Datenüberprüfung, Werte/Begriffe vorgeben, Zellen freigeben/schützen | |
Excel Optionen |
Anzeige, Bearbeitungsoptionen, Eingabetaste Richtung, Trennzeichen, |
Fortgeschritten
| Thema | Bemerkung | |
|---|---|---|
Erfassen / Korrigieren |
Formel und Text kombinieren (="Summe" &SUMME(…)) | "Basics" für Fortge-schrittene |
Formatieren |
Benutzerdefinierte Formate (Brüche, kommagerecht untereinander, Datum), Formatvorlagen verwenden | |
Kopieren / Einfügen |
Transponieren, Optionen bei "Inhalte einfügen", Berechnen beim Einfügen, Einfügen als Bild | |
Ansicht |
Fenster teilen, nebeneinander | |
Sortieren |
nach Spalten sortieren | |
Formatierte Tabelle |
In Bereich konvertieren, Tabellennamen vergeben, eigenes Tabellenformat anlegen | |
Ausfüllen |
Endwert vorgeben | |
Funktionen |
SVERWEIS, mehrere Bedingungen (UND/ODER), WENN verschachteln | |
Tabellen- blätter |
Mehrere Blätter markieren + formatieren, Blätter aus-/einblenden, Template erstellen | |
Daten auswerten |
Pivot-Tabelle, Spezialfilter; Formelauswertung, Namen vergeben und anwenden | |
Bedingte Formate |
Eigene Regeln erstellen "Formel zur Ermittlung …" | |
Diagramme |
Kombinierte Diagramme (Säulen/Linien), zwei Achsen, 3D drehen/kippen, eigene Vorlagen für Diagramme | |
Verknüpfung |
Verknüpfungen mehrerer Zellen, zwischen Arbeitsmappen, Verknüpfungen suchen/bearbeiten | Kann man von Fall zu Fall gut brauchen. |
Rechnen Datum |
Differenz in Tagen, Stunden über 24 hinaus, Stunden:Minuten in Dezimal umrechnen; Monat/Jahr aus einem Datum ermitteln, Quartal berechnen | |
Schutz |
Arbeitsmappe freigeben | |
Excel Optionen |
Formeln, Fehlerüberprüfung, |
26.02.2014