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Pia Bork
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Tipps und Tricks rund um Excel

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Excel-Wissen

Es ist schon sehr umstritten, welches Wissen in Word zur absoluten Basis gehört. In Excel ist es noch sehr viel schwieriger. Ich kenne viele Büros, in denen Excel kaum verwendet wird. Wenn Excel verwendet wird, reicht die Palette von reinen Textlisten bis Pivottabellen.

Diese Liste ist auf Sekretariate zugeschnitten - also weder für Controller noch für Ingenieure. Sie ist aus meiner Praixs entstanden - das sind Erfahrungswerte, die im Einzelfall natürlich abweichen können. Ich habe drei Kategorien unterschieden: Basis, Standardwissen und Fortgeschritten. In jeder Kategorie gibt es ein "Muss", ein "Sollte" und ein "Optional".

Achtung! Ich spreche immer von Kenntnissen, die man im Büro braucht - Fortgeschritten bezieht sich nur und ausschließlich auf Bürowissen. Darum gibt es hier kein VBA, kein PowerPivot, kein BI.

Basiswissen

Thema   Bemerkung
Erfassen / Korrigieren
Text, Datum und Zahl eintragen, vorhandenen Eintrag korrigieren, Eintrag löschen, Unterschied Eingeben - Bearbeiten, Bestätigen (Enter, TAB, Cursortasten, Häkchen, STRG+Enter), Stornieren Ohne dieses Wissen geht es gar nicht: dieses Wissen ist die absolute Basis für Officeanwender
Formatieren
Schriftartformate, Ausrichtungen links/zentriert/rechts, verbinden, oben/unten, Spaltenbreite/Zeilenhöhe, optimale Breite/Höhe, Zahlenformat, Währung €, Nachkommastellen, Tausenderpunkt
Kopieren / Einfügen
Einfügevarianten (Symbol, Tastenkürzel), Umgang mit Einfügeoptionen
Ansicht
Zoom, Seitenlayout, Normal, Umbruchvorschau, Überschrift am Bildschirm fixieren
Speichern Öffnen
Dateiformat ändern, als PDF speichern, Standardspeicherort definieren, Zuletzt verwendet
Spalten / Zeilen
Spalten/Zeilen einfügen (einzeln, mehrere), Spalten/Zeilen löschen, Inhalte/Formate löschen
Grundrechnen
Plus, Minus, Dividiert, Multipliziert
Drucken
Blatt/Arbeitsmappe drucken, Skalieren, Überschrift im Ausdruck wiederholen
Sortieren
Zeilen nach Spalte sortieren Das sollte man können, es ist wichtiges Grundlagen-wissen
Formatierte Tabelle
Formatierte Tabelle, Rahmen, Füllfarbe, Überschrift fixieren
Ausfüllen
Zahlen/Texte/Datum ausfüllen in alle Richtungen, Formel ausfüllen, Optionen beim Ausfüllen verwenden
Bezüge
relativer Bezug, absoluter Bezug
Funktionen
SUMME, SUMME mit Mehrfachmarkierung
Tabellen- blätter
Blätter benennen, neues Blatt erstellen, Blatt löschen Das ist kein überlebens-wichtiges Wissen, aber nur mit diesem Wissen lassen sich korrekte Excel-Arbeitsmappen erstellen.
Daten auswerten
Autofilter einrichten, Filtern nach einer oder mehreren Spalten, Filtern nach Farbe; Spalten ein/ausblenden, Spalten gliedern; Formeln/Ergebnis anzeigen
Bedingte Formate
Vorgegebene Regeln anwenden, Duplikate markieren
Diagramme
Diagramm einfügen (Säulen, Kreis, Linien)
Excel Optionen
Menüband ein- und ausblenden, Schnellzugriffsleiste anpassen, Schriftart und -grad, Standardspeicherort

 

Standardwissen

Thema   Bemerkung
Erfassen / Korrigieren
In mehrere Zellen gleichzeitig eintragen, Einträge mit = beginnen, Eingabe bestätigen ohne Sprung Das ist Standardwissen, ab hier ist man ein guter Excel-Anwender.
Formatieren
Zeilenumbruch, Prozent, Buchhaltungsformat, Währungszeichen, Datumsformat kurz/ausführlich, Uhrzeitformate, PLZ, Einzug vergrößern/verkleinern
Kopieren / Einfügen
Als Wert einfügen, zwischen vorhandene Zellen einfügen, kopieren/einfügen zwischen Excel-Word-PowerPoint
Ansicht
ein/ausblenden Gitternetzlinien, Bearbeitungsleiste; Fenster fixieren
Spalten / Zeilen
Spalten/Zeilen einfügen und zwischen vorhandenen einfügen, Formate übernehmen
Grundrechnen
Prozent (Skonto, Mehrwertsteuer, Vergleich)
Drucken
Gitternetzlinien drucken, Spalten-/Zeilenköpfe drucken, Druckbereich, Ausdruck zu vieler Seiten verhindern, Konzeptdruck, Reihenfolge der Seite
Sortieren
benutzerdefiniert, mehrere Ebenen einstellen, Überschrift festlegen
Formatierte Tabelle
Überschrift/Ergebniszeilen, erste/letzte Spalte, verbundene Zellen/Spalten, Kopf-/Fußzeilen mit Seitennummern, Dateiname etc.
Ausfüllen
Datenreihe Zahl/Datum
Bezüge
gemischte Bezüge Das müssen Sie beherrschen, wenn Sie Excel routiniert und gut verwenden wollen
Funktionen
ANZAHL/ANZAHL2, RUNDEN, MITTELWERT, ZÄHLENWENN, SUMMEWENN, WENN, WENNFEHLER
Tabellen- blätter
Blatt verschieben/kopieren in der gleichen Arbeitsmappe, in andere Mappe, Registerfarbe
Daten auswerten
Filtern nach Datum (Quartal), Teilergebnisse mit der Ergebniszeile; Spalten aufteilen (PLZ Ort, Name Vorname); Spur zum Vorgänger/Nachfolger
Bedingte Formate
Eigene Regeln erstellen mit vorgegebenen Regeltypen, Duplikate entfernen
Diagramme
Achsenbeschriftungen hinzufügen, Layouts anwenden, Sparklines, Zeilen/Spalten umkehren, Datenreihen ausschließen, Datenbeschriftung hinzufügen, Achsen formatieren, dynamische Diagramme mit formatierten Tabellen, Platzieren als eigenes Blatt
Verknüpfung
Übertrag einer Summe von einem Blatt auf ein anderes
Rechnen Datum
Addieren von x Tagen zu einem Datum, Kalenderwoche ermitteln, Arbeitsstunden berechnen
Schutz
Blatt/Arbeitsmappe schützen, Datenüberprüfung, Werte/Begriffe vorgeben, Zellen freigeben/schützen
Excel Optionen
Anzeige, Bearbeitungsoptionen, Eingabetaste Richtung, Trennzeichen,

 

Fortgeschritten

Thema   Bemerkung
Erfassen / Korrigieren
Formel und Text kombinieren (="Summe" &SUMME(…)) "Basics" für Fortge-schrittene
Formatieren
Benutzerdefinierte Formate (Brüche, kommagerecht untereinander, Datum), Formatvorlagen verwenden
Kopieren / Einfügen
Transponieren, Optionen bei "Inhalte einfügen", Berechnen beim Einfügen, Einfügen als Bild
Ansicht
Fenster teilen, nebeneinander
Sortieren
nach Spalten sortieren
Formatierte Tabelle
In Bereich konvertieren, Tabellennamen vergeben, eigenes Tabellenformat anlegen
Ausfüllen
Endwert vorgeben
Funktionen
SVERWEIS, mehrere Bedingungen (UND/ODER), WENN verschachteln
Tabellen- blätter
Mehrere Blätter markieren + formatieren, Blätter aus-/einblenden, Template erstellen
Daten auswerten
Pivot-Tabelle, Spezialfilter; Formelauswertung, Namen vergeben und anwenden
Bedingte Formate
Eigene Regeln erstellen "Formel zur Ermittlung …"
Diagramme
Kombinierte Diagramme (Säulen/Linien), zwei Achsen, 3D drehen/kippen, eigene Vorlagen für Diagramme
Verknüpfung
Verknüpfungen mehrerer Zellen, zwischen Arbeitsmappen, Verknüpfungen suchen/bearbeiten Kann man von Fall zu Fall gut brauchen.
Rechnen Datum
Differenz in Tagen, Stunden über 24 hinaus, Stunden:Minuten in Dezimal umrechnen; Monat/Jahr aus einem Datum ermitteln, Quartal berechnen
Schutz
Arbeitsmappe freigeben
Excel Optionen
Formeln, Fehlerüberprüfung,

 

26.02.2014

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