Tipps und Tricks rund um Word
Word-Wissen
Es ist sehr umstritten, welches Wissen in Word zur absoluten Basis gehört. Noch schwieriger ist es, wenn es um "Sekretariatswissen" geht - was kann ein Arbeitgeber voraussetzen, welches Wissen muss ein Büromitarbeiter unbedingt mitbringen?
Diese Liste ist aus meiner Praixs entstanden - das sind Erfahrungswerte, die im Einzelfall natürlich abweichen können. Es gibt Büros, in denen Sie täglich Dokumente im Änderungsmodus bearbeiten müssen und Büros, in denen Sie nie den Änderungsmodus brauchen.
Ich habe drei Kategorien unterschieden: Basis, Fortgeschritten und Spezialist. In jeder Kategorie gibt es ein "Muss", ein "Sollte" und ein "Optional". In meiner Liste fehlen einige Themen: VBA, XML, Ausrollen von Vorlagen, Softwareverteilung und Einstellungen dabei. Das ist kein Anwender-Wissen, wird nicht im Büro gebraucht. Nichtsdestotrotz ist des natürlich Word-Wissen - aber auf einer anderen Ebene. Das ist das Wissen der Berater oder Supporter.
Basiswissen
Diese Themen müssen Sie beherrschen, wenn Sie im Büro mit Word zu tun haben. Vor allem - wirklich ALLEM - steht die Beherrschung der Tastatur. Machen Sie sich vertraut mit den Sonderzeichen, der Tabulatortaste und der Funktion von AltGr.
| Ohne dieses Wissen geht es gar nicht: dieses Wissen ist die absolute Basis für Wordanwender |
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|---|---|
Zeichenformate |
Fett, Kursiv, Unterstrichen, hoch-/tiefstellen, Format übertragen, Schriftfarbe, Schriftart und -größe |
Absatzformate |
links-, rechtsbündig, Einrückung von links und rechts, hängender Einzug, Abstand davor und danach, Zeilenabstand, Rahmen, Absatz- und Zeilenschaltung, Anzeige der Formatierungszeichen |
| zu Standardtabs springen, im Lineal setzen, linksbündiger Tab, rechtsbündiger Tab, Tabulator verschieben und löschen | |
Seitenformate |
Seitenränder, Querformat, Papiergröße, Silbentrennung automatisch und manuell |
Drucken |
Einzelne Seiten, beidseitiger Druck |
Neu |
Neu mit Vorlage, neu auf Basis eines Dokumentes |
Speichern / Öffnen |
Dateiformat ändern, als PDF speichern, Standardspeicherort definieren, Zuletzt verwendet |
| Einfügen mit Tastenkürzel, Kontextmenü, Menüband, Einfügeoptionen | |
Kopf-/ Fußzeile |
erstellen, Text eingeben, Seitennummerierung, Seite x von y, erste Seite anders |
| Rechtschreibprüfung, Grammatikprüfung, Sprache | |
| Das sollte man können, es ist ein wichtiges Grundlagenwissen | |
| Verwenden vorhandener Formatvorlagen (Standard, Überschrift), Formatierung ändern | |
Tabellen |
Tabellen erstellen, Spalten/Zeilen einfügen und löschen, Spaltenbreite und Zeilenhöhe, Tabulatoren in der Zelle, Überschrift wiederholen, Tabellenlayouts zuweisen, Rahmen und Füllfarbe, Ausrichtung in der Zelle |
| Nächste Seite, Fortlaufend, hoch und quer mischen, Spalten wechseln, verschiedene Kopf-/Fußzeilen | |
AutoKorrektur Schnellbausteine |
AutoKorrektur verwenden und neue Einträge anlegen, Schnellbausteine für Texte anlegen und verwenden |
| Das geht knapp über Anfänger-Wissen hinaus, nur mit diesem Wissen lassen sich korrekte Worddokumente erstellen. |
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Nummerierte Listen |
Aufzählungszeichen und nummerierte Listen verwenden, gegliederte Textlisten, Nummerierung neu beginnen oder fortfahren, Einzüge manuell ändern |
Überschriften |
Navigationsbereich verwenden, Überschriften-Formatvorlage verwenden, Formatvorlage Überschrift anpassen, Zuweisen von Nummerierungen zu Überschriften (DIN, Klassisch) mit vorhandener Nummerierung |
| Querverweis auf Überschriften (siehe dazu auch …), Verweis auf Seitenzahl, Aktualisieren | |
Fuß-/ Endnoten |
Fußnoten erstellen |
Inhaltsverzeichnis |
Erstellen eines Inh.verzeichnisses mit einer automatischen Tabelle, aktualisieren, |
| Ersetzen von Begriffen | |
| Savedate, Createdate, Date, Page, Numpages; aktualisieren | |
Seriendruck |
Serienbriefe und -etiketten mit verschiedenen Adressquellen (Outlook, Excel-Tabellen). Erstellen der Adresse und der Briefanrede |
| Änderungen nachverfolgen, Annehmen/Ablehnen, Sprechblasen ein/aus, Kommentare einfügen und löschen | |
Etiketten Umschläge |
Etiketten/Briefumschläge bedrucken, eine Adresse ganze Seite |
Textfelder |
Textfeld erstellen |
Grafiken |
Bild einfügen, Textumbruch, Bildformatvorlage |
| Menüband ein- und ausblenden, Schnellzugriffsleiste anpassen, Benutzernamen einstellen, Formatierungszeichen anzeigen, Lineal einblenden, | |
Fortgeschritten
Diese Themen sollten Sie beherrschen, wenn Sie mehr als nur einfache Briefe schreiben müssen.
| Dieses Wissen ist "Basis-Wissen" für Fortgeschrittene; es steht an der Grenze vom Anfänger zum Fortgeschrittenen |
|
|---|---|
Zeichenformate |
ausgeblendet, gesperrt, Kapitälchen, Großschreibung, doppelt unterstreichen, Texteffekt (WordArt), manuelle Formate entfernen |
Absatzformate |
Zeilenschaltung im Blocksatz, Absätze zusammenhalten, Seitenumbruch oberhalb, manuelle Formate entfernen |
Tabulator |
zentriert, Dezimaltabulator, Dialog Tabulator, Tab mit Füllzeichen, Tabulator in Tabelle |
Seitenformate |
Abstand Kopf-Fußzeile vom Seitenrand, Papierschacht wählen, Zeilennummer |
Speichern / Öffnen |
Datei schützen, Dateieigenschaften, neuen Ordner anlegen, Schreibgeschützt öffnen, als Kopie öffnen, Datei/Ordner zu zuletzt benutzt hinzufügen |
Drucken |
Einzelne Seiten eines Abschnittes, mehrere Seiten pro Blatt, sortiert und unsortiert |
Kopieren/ Einfügen |
Einfügen als "Nur Text", Voreinstellung und Standards, Formatvorlagen beim Einfügen |
| Das ist fortgeschrittenes Wissen, das Sie beherrschen müssen, wenn Sie Word routiniert und gut verwenden wollen |
|
Kopf-/ Fußzeile |
unterschiedliche Kopf-/Fußzeilen, Formatvorlage ändern |
Rechtschreibung |
Text nicht prüfen |
Formatvorlagen |
Neu erstellen, Basiert auf, Nächster Absatz, löschen |
Tabellen |
Tabelleneigenschaften, Zellen teilen und verbinden, Tabelle teilen, AutoAnpassen, in Text konvertieren - Text in Tabelle konvertieren |
| Gerade/ungerade Seite, Kopfzeilen wie vorhergehende, verschiedene Kopfzeilen gerade/ungerade, Seitenzahlen unterschiedlich | |
Sonderzeichen |
Symbole und Sonderzeichen einfügen, Sonderzeichen der Tastatur verwenden (m²) |
AutoKorrektur Schnellbausteine |
AutoKorrektur, AutoFormat, Schnelltabellen, Kopf-/Fußzeilen, Wasserzeichen, Deckblätter, Bausteine ändern und löschen |
Nummerierte Listen |
Neue Listen erstellen, Formatvorlage erstellen, Einzüge ändern |
| Überschriften |
Gliederungsansicht, Anpassungen an den Nummerierungen (Klammern statt Punkt, §-Zeichen), andere FV als Überschriften in Gliederung einbinden |
| Verweis auf Absatznummer mit/ohne Kontext, Verweis auf Text | |
Fuß-/ Endnoten |
Fußnoten und Endnoten; Verweis auf Fußnoten |
Inhaltsverzeichnis |
Formatieren der Formatvorlagen Verzeichnis; Gliederungsebenen ein-/ausschließen, Gliederungsebenen in Absätzen verwenden |
| Sonderzeichen suchen/ersetzen (Tabulatoren, Absatzmarken, Seitenwechsel), Formate suchen/ersetzen, Suche nach Objekten (Tabellen, Bilder, Fußnoten) | |
| Sectionpages, Filename, bearbeiten, Optionen anwenden | |
Seriendruck |
Lösungen für akademische Titel in der Adresse und der Anrede; Wenn-Dann-Felder |
Änderungen nachverfolgen |
mit und ohne Markups drucken, Farben gestalten, Optionen verwenden, Benutzername ändern |
Dokumente vergleichen |
Dokumente mit und ohne Markups vergleichen, Markups zusammenführen |
| Stichwortverzeichnis erstellen, aktualisieren | |
Textfelder |
Position festlegen |
Grafiken |
Größe bestimmen, Grafik anordnen, Grafik zuschneiden, komprimieren, Auswahlbereich |
Word-Optionen / Anzeigen |
Felder vor dem Drucken aktualisieren, Standardoptionen für Einfügen, Feldschattierung |
Spezialist
Hier geht es ans "Eingemachte". In vielen Büros werden Sie dieses Wissen gar nicht brauchen, in anderen Bereichen werden Sie damit viel zu tun haben. In meinen Kursen wären das Themen für "Superuser", die auch den Kollegen helfen können.
| "Basics" für Spezialisten. Damit sind Sie auch gewappnet, um Support leisten zu können | |
|---|---|
Zeichenformate |
Formatinspektor |
Absatzformate |
Einzüge spiegeln, Gliederungsebene, keinen Abstand zwischen gleichen Formaten, keine Silbentrennung |
Tabulator |
Standardtabs für ein Dokument setzen, vertikale Linie |
Seitenformate |
Mehrere Seiten drucken, Buch/Broschüren, vertikale Ausrichtung |
Speichern / Öffnen |
Öffnen und Reparieren, Kompatibilität prüfen, Dokument prüfen, AutoWiederherstellen-Dateien verwenden |
Kopieren/ Einfügen |
Kopieren zwischen Programmen, Einfügen von Bildern |
Kopf-/ Fußzeile |
Seitenzahl formatieren, Wiederholung Überschrift in Kopfzeile, Gesamtseitenzahl Abschnitt |
Rechtschreibung |
Benutzerwörterbuch anlegen |
Formatvorlagen |
importieren, suchen und ersetzen |
Tabellen |
Tabelle als Schnelltabelle, Sortieren, Formeln, Schnelltabelle erstellen |
Abschnitte |
Textumbruch, Seitenzahl gesamt für Abschnitt |
Sonderzeichen |
Symbole als AutoKorrektur |
AutoKorrektur Schnellbausteine |
Bausteindatei sichern, AutoKorrektur-Datei sichern, anderen zur Verfügung stellen |
Nummerierte Listen |
Neue gegliederte Liste erstellen |
| Überschriften |
Neu erstellen eines Nummerierungsschemas, Mischung aus Überschriften und Textebenen |
Querverweis |
mögliche Fehler bei Querverweisen |
Fuß-/ Endnoten |
Fuß-/Endnoten in einander umwandeln, Formatvorlage anpassen |
Inhaltsverzeichnis |
Verzeichniseintragsfelder verwenden, zwei Inhaltsverzeichnisse (zwei Sprachen, Definitionsverzeichnis) |
Vorlagen, Templates |
Erstellen einfacher Vorlagen wie Memo, Brief, Rechnung ohne Programmierung und ohne Gestaltung von Ribbon |
Suchen / Ersetzen |
Suche/Ersetze mit Platzhalter (Ersetze ### Euro durch Euro ###; Suche Maier/Meier/Meyer/Mayer etc durch Maier). |
| Wissen, das man von Fall zu Fall gut brauchen kann | |
| Ref, StyleRef, Ask, Fillin, Eq, IncludePicture, IncludeText, RD | |
Seriendruck |
Verzeichnis, Kataloge |
Änderungen verfolgen |
nur Formatänderungen annehmen, Änderungen einzelner Bearbeiter annehmen/ablehnen, Autorennamen und Änderungsdatum entfernen (Dokumentinspektor) |
Etiketten Umschläge |
Eigene Etikettendefinition erstellen |
Index |
Indexfelder finden und löschen, Index formatieren |
Verzeichnisse (Abbildung) |
Abbildungen nummerieren, Verzeichnis erstellen; Tabellenverzeichnis, Rechtsgrundlagenverzeichnis, Zitate |
| Sehr speziell und wenig verwendet | |
Nummerierung im Fließtext |
Felder SEQ, ListNUM (Anlagen nummerieren, Randnummern) |
| Grundrechnen, Summe, Formeln | |
Formulare |
Entwicklertools anzeigen, Steuerelemente für Text, Datum, Ankreuzfelder, Bilder; Vorversionstools, Dokumentschutz |
Grafiken |
Bild wechseln, formatieren, freistellen |
Word-Optionen / Anzeigen |
Menüband ändern, Umgang mit Optionen, Sicherheitscenter |
30.11.2014