Tipps und Tricks rund um Word
Dokumentstandardwerte
Bis Word 2003 gab es eine Stelle, um die Standardwerte für einen Textabsatz einzustellen: die Formatvorlage Standard. Da auf ihr alles aufbaute, war es schwierig, zum Beispiel Tabellen mit anderen Absatzabständen vorzuformatieren.
Ab Word 2007 gibt es jetzt ein anderes Konzept. Es gibt
- die Standardwerte für das Dokument, die die Schriftart, -größe und -farbe sowie den Absatzabstand davor und die Absatzposition links und rechts für alles vorgeben. Sie sind außerdem beim Abstand danach sowie beim Zeilenabstand zuständig für alle Texte - nur nicht für Tabellen.
Die Standardwerte stellen Sie ein über "Start | Formatvorlagen | Formatvorlagen verwalten | Standardwerte festlegen". - die Formatvorlage "Standard", die alles definiert, was in den Standardwerten nicht eingestellt werden kann. Sie ist außerdem zuständig für die Abstände danach und den Zeilenabstand innerhalb von Tabellen.
| Standardwerte | Abstand nach: 10 pt |  |
|---|---|---|
| Formatvorlage Standard | Abstand nach: 10 pt |  |
| Normaler Text | Der Text hat einen Abstand nach jedem Absatz von 10 pt. |  |
| Tabelle | Der Text hat keinen Abstand nach jedem Absatz. |  |
Das ist verwirrend, weil beim Betrachten der Werte in der Formatvorlage Standard und in den Dokumentstandards das Gleiche zu sehen ist: Abstand vor 0 pt, Abstand nach 10 pt. Wie kann es dann dazu kommen, dass Tabellen keinen Abstand nach haben, normale Texte aber schon?
Dazu muss ich ein wenig tiefer in das Dokument eintauchen. In der XML-Ansicht sieht man, dass die Formatvorlage Standard leer ist. Nur die Standardwerte sind gefüllt.
- Formatvorlage Standard
- Standardwerte
Ich zeige Ihnen die XML-Ansicht des Dokumentes - was das im Detail ist, erkläre ich jetzt nicht. Sie können das nachlesen unter style.xml und unter Basis XML.
In der XML-Ansicht des Dokumentes gibt es den "docDefault" (Standardwerte) und den "style Standard" (Formatvorlage Standard). Betrachtet man beide, so sieht man, dass die Formatvorlage Standard komplett leer ist. Unten sehen Sie außer dem Typ (paragraph für Absatz), den beiden Namen (Standard in Deutsch und Normal internationl/Englisch) sowie einer ID keinen weiteren Inhalt:
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Am Anfang ist nichts in der Formatvorlage "Standard" gespeichert, obwohl der Anwender in der Formatvorlage die Werte sehen kann! Sie stammen komplett aus den Standardwerten
Der Dokumentstandard der Standardwerte "docDefault" sieht so aus (in gekürzter Form, er beinhaltet noch ein paar mehr Zeilen):
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Hier steht also unter anderem ein "spacing after", was dem "Abstand nach" entspricht.
Die Kette der Formatierung sieht jetzt für Tabellen so aus (detaillierter lesen Sie es hier):
- Absätze in Tabellen basieren auf der Formatvorlage Standard.
- Die Formatvorlage Standard ist leer, sie hat keine Anweisung für "Abstand nach".
- Darum haben Tabellen auch keinen Abstand nach.
Für normalen Text verläuft die Kette anders:
- Absätze im normalen Text basieren auf dem Dokumentstandard.
- Der Dokumentstandard hat die Anweisung Abstand nach 10 pt.
- Darum haben normale Absätze einen Abstand nach.
Ich habe das mal in einer Excel-Tabelle mit WENN aufgelistet:
=WENN(ODER(Standardwert=FVStandard;FVStandard="");Standardwert;FVStandard)
Wurde die Tabellenformatvorlage angepasst, gilt:
=WENN(ODER(Standardwert=FVStandard;FVStandard="");Tabellenformatvorlage;FVStandard)
Wurde eine Formatvorlage für einen Absatz in der Tabelle verwendet, gilt immer:
=FVAbsatzTabelle
Die Tabelle können Sie sich herunterladen - und damit selber spielen.
Was passiert, wenn Sie in die Formatvorlage "Standard" einen Wert für "Abstand nach" eintragen? Dann ist Standard nicht mehr jungfräulich und nicht mehr leer - und übergibt seinen Abstand auch an die Tabelle. Aber nur unter einer Bedingung: der Wert in der Formatvorlage "Standard" muss sich vom Wert in den Standardwerten unterscheiden. Tragen Sie in beide "danach 10 pt" ein, wird der Wert nur in die Standardwerte eingetragen und die Formatvorlage "Standard" ist wieder leer.
Welche Werte übernehmen Absätze in Tabelle aus den Standardwerten und welche aus der Formatvorlage Standard? Aus der Formatvorlage Standard kommt der Abstand danach und der Zeilenabstand. Alles andere (Abstand vor, Einrückung links/rechts, Ausrichtung) kommt aus den Standardwerten - sofern die Formatvorlage Standard nicht andere Angaben hat.
Ist die Formatvorlage "Standard" für normale Texte überflüssig? Nein, sie kann noch weitere Anweisungen tragen, die in den Dokumentstandards nicht enthalten sind: Tabulatoren, Sprache, Nummerierungen etc.
Kann ich unterscheiden, ob die Formatvorlage "Standard" noch in jungfräulich-leerem Zustand ist oder ob schon jemand die Werte manuell überschrieben hat? Nur indirekt. Wenn die Formatvorlage Standard und die Standardwerte übereinstimmen, ist die Formatvorlage Standard leer. Word löscht identische Werte aus "Standard" heraus.
Die Formatvorlage Standard hat einen anderen Wert (z. B. "danach 12 pt") als die Standardwerte (z. B. "danach 10 pt"). Was passiert, wenn ich jetzt die Standardwerte auf "danach 6 pt" ändere? Der ursprüngliche Wert "danach 12 pt" aus der Formatvorlage wird gelöscht und ersetzt durch den Standardwert von "danach 6 pt". Damit sind wir wieder am Anfang: Standardwert und Formatvorlage Standard haben den gleichen Wert, also wird die Formatvorlage Standard geleert und hat keinen eigenen Eintrag mehr.
Kann man das mal ausprobieren? Klar. Aber Sie brauchen ein Dokument, bei dem die Werte für die Formatvorlage "Standard" nicht geändert wurden. Am besten ist es, wenn Sie sich eine neue Normal.dotm erschaffen lassen. Damit Ihre übliche Normal.dotm nicht den Weg ins Nirwana nimmt, gehen Sie so vor:
- Schließen Sie Word. Suchen Sie im Vorlagenordner von Office Ihre Normal.dotm. Benennen Sie sie um in z. B. "Normal.dotm.old". Starten Sie jetzt Word - da Word keine Normal.dotm findet, wird eine neue erstellt.
- Erstellen Sie ein leeres, neues Dokument. Schreiben Sie ein paar Absätze Text und fügen Sie eine Tabelle mit ein paar Zeilen ein. Wie sieht das aus? Normalerweise hat der Text einen Abstand danach und die Tabelle nicht.
- Gehen Sie in "Standardwerte festlegen" und tragen Sie als "Abstand nach" einen Wert von 40 ein. Beobachtung? Der Text wandert weiter auseinander, die Tabelle nicht.
- Gehen Sie in die Formatvorlage "Standard" und tragen Sie als "Abstand nach" einen Wert von 20 ein. Beobachtung? Text und Tabelle haben jetzt einen Abstand.
- Wieder in die Standardwerte und Abstand nach 10 - Beobachtung? Text hat Abstand, Tabelle nicht.
Alles klar?
Denken Sie daran, dass Sie nach dem Beenden von Word die gerade erstellte Normal.dotm löschen und Ihre eigene wieder umbenennen von "normal.dotm.old" in "normal.dotm".
10.02.2015 / ergänzt 02.01.2017